Să știm unde suntem e bine ... nu și suficient.

Copilul cu multe moașe rămâne cu buricul netăiat.

Englezii spun, mai gospodărește: too many cooks spoil the broth.

În proiecte, problema nu este că sunt prea mulți oameni. În proiectele complexe chiar ai nevoie de mulți oameni. Business, IT, furnizori, consultanți, arhitecți, operațional, risc, conformitate, project management, decizie.

Problema apare când sunt prea mulți oameni care controlează munca și prea puțini oameni care produc ceva.

Mai ales când cei care controlează devin mai mulți, mai vocali și mai puternici decât cei care produc.

Atunci proiectul începe să confunde controlul cu progresul.

Și, de aici, lucrurile devin aproape artistice.

Avem ședințe.
Avem minute.
Avem liste de acțiuni.
Avem statusuri.
Avem follow-up-uri.
Avem escaladări.
Avem reveniri.
Avem „hai să mai aliniem o dată”.

Ce nu avem, uneori, este închiderea subiectului.

Să știm unde suntem e bine ... nu și suficient.

După „unde suntem” trebuie să urmeze ceva concret: ce lipsește, cine decide, ce se închide, ce se schimbă în livrabil și care este următorul pas real.

Altfel, statusul devine o fotografie repetată a aceleiași întârzieri.

În multe proiecte, oamenii care pot produce efectiv livrabile sunt puțini.

Cei care pot analiza.
Cei care pot scrie.
Cei care pot pune cap la cap informații contradictorii.
Cei care pot transforma discuțiile într-un document utilizabil.
Cei care pot vedea unde lipsește decizia, unde lipsește informația și unde lipsește, pur și simplu, logica.

Acești oameni sunt, de obicei, foarte căutați.

Nu neapărat ajutați.

Căutați.

Sunt chemați în ședințe, adăugați în fire de e-mail, întrebați de status, rugați să confirme, rugați să reformuleze, rugați să explice din nou, rugați să participe „doar 15 minute”, care devin, printr-o formă de magie organizațională, 50.

După care vine întrebarea firească:

De ce nu e gata?

Foarte bună întrebare.

Poate pentru că omul care trebuia să producă a fost ocupat să explice, în mai multe formate, de ce nu a avut timp să producă.

Există o ironie fină aici. Uneori, mecanismul creat ca să controleze progresul ajunge să consume exact timpul necesar pentru progres.

AI-ul mai ajută. Poate să scurteze redactarea, să ordoneze idei, să reformuleze, să compare variante, să scoată la suprafață contradicții.

Dar AI-ul nu elimină verificarea.

Uneori chiar o mută în altă parte. Nu mai consumi timp scriind prima formă, dar consumi timp verificând dacă forma aceea frumoasă are și fond. Dacă nu cumva a inventat o legătură. Dacă nu a netezit o contradicție. Dacă nu a transformat o ipoteză într-o concluzie elegantă.

Cu AI, poți produce mai repede.

Dar poți produce mai repede și prostii mai bine formulate.

Iar într-un proiect în care timpul celor care produc este deja tocat de ședințe, statusuri și reconfirmări, chiar și AI-ul devine uneori încă o sursă de oboseală: te ajută să înaintezi, dar îți cere să verifici tot ce pare prea frumos ca să fie deja adevărat.

Statusul nu este progres.
Minuta nu este decizie.
Ședința nu este livrabil.
Escaladarea nu este clarificare.
Iar o listă de acțiuni nu este, în sine, acțiune.

Sigur, coordonarea este necesară. Fără coordonare, fiecare trage în altă direcție. Dar coordonarea bună protejează execuția. Nu o sufocă.

Rolurile de control ar trebui să reducă zgomotul, nu să-l redistribuie.

Ar trebui să scoată blocaje, nu să creeze altele.

Ar trebui să clarifice cine decide, nu să organizeze încă o ședință despre cine ar trebui să decidă.

Și ar mai trebui să facă un lucru simplu: să nu îngroape variantele KISS sub munți de soluții fanteziste.

Pentru că în proiectele complicate apare frecvent tentația de a complica și mai mult lucrurile. Se propun soluții elegante, ample, strategice, conceptual frumoase și operațional fragile. Se desenează arhitecturi spectaculoase pentru probleme care ar fi avut nevoie, măcar temporar, de o decizie clară, o regulă simplă și un responsabil real.

KISS nu înseamnă superficial.

Înseamnă să nu transformi fiecare problemă într-un castel.

Uneori soluția bună este cea care poate fi explicată în trei minute, implementată fără acrobații și verificată fără ritualuri.

Dar soluțiile simple au un defect major: nu dau suficient material pentru ședințe lungi.

Când proiectul are prea mulți controlori și prea puțini oameni care produc ceva, apare și sportul preferat al organizațiilor obosite: arătatul cu degetul.

Nu se livrează suficient.
Nu se livrează destul de repede.
Nu e calitatea unde ar trebui.
Nu sunt închise subiectele.
Nu sunt clare materialele.

Poate.

Dar înainte de concluzie, ar merita întrebat ceva mai simplu:

Cât timp real de lucru le-a mai rămas celor care trebuie să producă?

Nu timp în calendar.
Nu timp între două ședințe.
Nu timp teoretic, frumos colorat într-un plan.

Timp real.

Timp în care pot citi, gândi, scrie, verifica, corecta, lega informații, folosi instrumentele potrivite, verifica ce produc acele instrumente și închide subiecte fără să fie întrerupți la fiecare 30 de minute de cineva care vrea să știe „unde suntem”.

În proiectele complexe, organizarea contează enorm.

Dar organizarea nu înseamnă să pui încă un strat între problemă și soluție.

Organizarea bună înseamnă câteva lucruri simple:

Cine formulează problema?
Cine produce analiza?
Cine contribuie cu informații?
Cine validează?
Cine decide?
Cine duce decizia în livrabil?
Cine spune, la final, „subiectul acesta este închis”?

Dacă aceste întrebări nu au răspuns, restul este decor.

Decor cu invitații în calendar.

Copilul cu multe moașe nu rămâne cu buricul netăiat pentru că moașele sunt multe.

Rămâne așa pentru că fiecare așteaptă ca altcineva să confirme procedura, să trimită minuta, să valideze abordarea, să actualizeze statusul și să revină în următoarea ședință.

Iar între timp, toată lumea este ocupată.

Doar copilul rămâne nerezolvat.